Em nossa jornada Lean na Saúde, temos encontrado com frequência essa pergunta: qual a diferença entre Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) e Fluxograma?
O que é Fluxograma?
Fluxograma é uma ferramenta da qualidade para mostrar a sequência das atividades dentro de um processo de trabalho, representadas por símbolos visuais que interligam as atividades. Ao final temos um diagrama que permite conhecer o fluxo das atividades, suas relações entre os setores da unidade de saúde (nosso foco de interesse), suas hierarquias, tomadas de decisões, etc.
O que é Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM)?
Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) é uma ferramenta Lean desenvolvida nos diversos setores e particularmente na saúde busca conhecer a experiência do paciente durante o atendimento, considerando as atividades realizadas, os responsáveis, local, tempos despendidos entre as diversas áreas e setores e fluxo de informações.
Qual deles devo usar?
Ambos poderão ser úteis.
Há uma diferença crucial entre eles. Então, reflita e responda:
- Qual deles é realizado no gemba (local real, onde as coisas acontecem)? O VSM.
- Qual deles tem sido realizado a partir de uma reunião em sala? O Fluxograma (Saiba mais, em Curso de Ferramentas para Melhoria da Gestão e dos Processos).
- Qual deles fará diferença na Jornada Lean Healthcare? O VSM.
Por que estamos apontando essas reflexões para você e indicamos o VSM na saúde?
Porque com ele estaremos OBRIGATORIAMENTE no gemba, no local real, onde as coisas acontecem.
Por que estaremos no gemba?
Porque somente no gemba você viverá a realidade da maneira como ela é; para entender onde estão os desperdícios, as desconexões no processo, as dificuldades encontradas na jornada do paciente e as oportunidades de melhoria (Saiba mais, em Gestão de Projetos de Melhoria na Saúde).
VSM como método para melhorar o fluxo de valor
O VSM pode ser feito por uma equipe de saúde que tem por objetivo aprofundar o conhecimento sobre um processo para identificar o que a impede de entregar bons resultados para o paciente/família/comunidade/instituição. Ele será introduzido na instituição através de um ou mais projetos de melhoria.
PDCA ou PDSA = Pensamento Científico
A base do VSM é utilizar o pensamento científico, profundamente utilizado no cotidiano de todos os profissionais de saúde. Para realizarmos o diagnóstico profissional e podermos prestar um cuidado em saúde precisamos: coletar dados, conhecer a história e os fatos envolvidos no processo saúde-doença de nosso paciente, analisar e estudar os dados, identificar e propor ações concretas para a melhora do quadro atual de nosso paciente, planejar (preferencialmente) em equipe as ações que deverão ser realizadas, avaliar os resultados alcançados com a terapêutica proposta e qualificar o cuidado com novas análises e ações. Esse método é válido para todos os profissionais de saúde. Sem exceção.
Na gestão e no VSM o pensamento científico virá sob o nome de PDCA (planejar, fazer, controlar, agir) ou PDSA (planejar, fazer, estudar, agir) e a partir dele trabalharemos para resolver problemas existentes em nossas unidades de saúde. Essa maneira de pensar, segue os mesmos passos do pensamento clínico descrito anteriormente.
Com isso, buscaremos sair da condição atual de um determinado problema ou oportunidade de melhoria para atingirmos um novo patamar em nossos serviços, ou alcançar o nosso Verdadeiro Norte.
O VSM busca identificar e eliminar os desperdícios, que são aquelas situações que não agregam valor ao nosso paciente ou cliente (interno ou externo). Temos considerado como valor ao paciente as condições relacionadas à clínica, às situações experenciais e às operacionais.
Equipe para o VSM
Todo VSM precisará de um líder sênior da instituição, que respaldará à iniciativa de trabalhar pela melhoria de processo; de um facilitador Lean que acompanhará e colocará sua experiência em prol do projeto durante seu desenvolvimento; de um dono do fluxo ou responsável que viverá, sentirá, perceberá, observará o gemba junto com os membros da equipe e a própria equipe de melhoria.
Essa equipe de melhoria, deverá ser composta pelas pessoas que atuam diretamente no processo que será mapeado.
Métricas do VSM
O VSM difere do fluxograma por utilizar métricas que permitirão observar, contar, avaliar de forma objetiva as relações temporais entre atividades, com ou sem desperdício, recursos específicos que ajudam a determinar como está funcionando um fluxo de valor e onde ocorrem os problemas.
Métricas recomendadas para o VSM
– Tempo de processamento ou de processo (TP): é a métrica para o tempo real necessário para concluir o trabalho, às vezes denominado “tempo de trabalho efetivo”, como por exemplo, o tempo para realizar um agendamento.
– Tempo de espera (TE): é a métrica para o tempo que o processo está atrasado. Filas representam esperas. Também pode haver espera ao ciclo de trabalho ou aos pedidos de informação.
– Tempo de interrupção (TI): Tempo consumido DURANTE a etapa, mas não associado ao processamento. Por exemplo: interromper a consulta médica para atender a um telefonema.
– Tempo de duração (TD): é a métrica usada para expressar o tempo total de determinado processo. Tempo de duração é simplesmente a soma do tempo de processamento e de todo o tempo de espera (tempo de processamento + tempo de interrupção + tempo de espera = tempo de duração).
– Porcentagem completa e correta (%CC): é a porcentagem de tempo ou itens na qual as pessoas que executam o trabalho em determinado processo têm tudo o que precisam, quando e como precisarem para começar o trabalho naquela etapa do processo.
VSM e a Cultura da Instituição
Mudar a Cultura de uma Instituição requer atenção a alguns pressupostos ao iniciarmos a jornada Lean e os mapeamentos de fluxo de valor com as equipes:
- Respeitar as pessoas: abrir espaços para expressões de ideias, inovações, criatividade por parte dos colaboradores, independentemente do nível hierárquico do profissional. Todos são importantes.
- Promover e desenvolver um canal de escuta verdadeiro e seguro que possa dar condições para a criação de equipes.
- Ter em mente que teremos projetos com avanços rápidos e melhorias fenomenais. Em outros projetos poderemos não ter o mesmo êxito e que esse movimento é parte da transformação cultural.
- Ter humildade para reconhecer os erros e estar abertos para mudanças que poderão se tornar melhorias para o processo e consequentemente, para o paciente.
Você pode saber mais sobre o desenvolvimento da liderança Lean através de nosso e-book “Desenvolver Pessoas: Propósito do Líder Lean”.
Como aprender o VSM
A AtosInova Saúde tem um curso EAD sobre VSM para os profissionais de saúde esperando por você (Conheça o Curso EaD). Depois dele, coloque “a mão na massa”, vá ao gemba e aplique o que aprendeu.
Consultoria Lean na Saúde
Caso você queira implantar em sua unidade de saúde a Filosofia Lean, podemos ajudá-lo através de nosso serviço de consultoria.
