Vamos conversar um pouco sobre como transformar seu plano em ação, utilizando essa ferramenta fantástica super consagrada na gestão, o 5W2H.
Você já utilizou 5W2H quando você está definindo o percurso de uma melhoria ou revisão de um processo?
Se sua resposta for sim. Venha conosco para reforçar os conceitos e compartilharemos nossa experiência no uso da mesma. Se sua resposta foi não: tenho certeza que você se beneficiará lendo esse texto, tanto com o conteúdo, como com nossas experiências.
Sugestão: integre essa ferramenta ao seu plano de ação, no seu A3, pois ela é simples e norteadora.
Uma folha de papel A3, você tem tudo o que precisa, com o foco no que é mais importante, envolvendo a equipe de trabalho numa resolução eficaz dos problemas.
Essa ferramenta direciona a melhoria de processo com planejamento adequado, observando-se: o que (what), por que (why), quem (who), quando (when), onde (where), como (how) e quanto custa (how much).
Quando realizamos um plano de ação, o mesmo deverá explicitar como as metas serão alcançadas através de ações específicas.
Ferramenta 5W2H, seu plano em ação:
- What: o quê? O que será realizado, qual o objetivo.
- Why: por quê? Por quê isso será realizado. Qual o benefício, valor.
- Who: quem? Quem é o responsável e equipe.
- When: quando? Quando as ações e/ou atividades serão realizadas?
- Where: onde? Onde ocorrerão as ações?
- How: como? Como a atividade ou o processo será desenvolvido.
- How much: quanto custa? Quanto custa cada atividades ou ação.
Vejam que o 5W2H estimula e orienta que:
- Todos devem ter um objetivo/meta conhecido e compartilhado.
- Que deve ser feita a reflexão de quais são os benefícios e o valor agregado ao paciente/cliente.
- Qual será a liderança que assumirá determinada atividade, de preferência com sua equipe.
- Deve-se desenvolver o senso de acompanhar as atividades no tempo, com uma agenda definida.
- Qual será o espaço necessário para se realizar a atividade proposta. A área definida deve ser um espaço seguro para o desenvolvimento do que está sendo proposto.
- A reflexão sobre a atividade, processo, fluxo favorece aos participantes a análise sobre as diferentes etapas que serão desenvolvidas.
- O custo, muitas vezes, negligenciado ou secundarizado passa a ser estimado e acompanhado. Em um serviço público é fundamental estimar o custo das ações.
Experiência prática com 5W2H
Sou enfermeira. Trabalhei, entre outras atividades, em planejamentos para implantação de unidades de saúde utilizando 5W2H.
Um exemplo vivido e vívido: planejar e implantar o Hospital Dia (HD) do Hospital de Clínicas (HC) da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp).
Em 2007, eu era Diretora do Serviço de Enfermagem responsável pela transferência da Unidade Leito Dia para AIDS do 6º andar do HC para seu novo local de atendimento, com instalações externas ao prédio central.
Para tanto, utilizamos uma planilha 5W2H que permitiu que os responsáveis pelos serviços com interface com o HD participassem desse processo de planejamento de transferência e implantação da área. Os serviços envolvidos foram: equipes Médicas, de Enfermagem, Serviço Social, Fisioterapia, Nutrição e Dietética, Agendamento de Consultas, Central de Material Esterilizado (CME), Serviço de Transporte de Pacientes, Recepção e Portaria, Hotelaria, Protocolo, Transporte, Área de Imagem, Farmácia, Almoxarifado, Engenharia e Manutenção, Tecnologia da Informação, Relações Públicas do HC entre outros.
Os diretores e responsáveis dessas áreas participaram ativamente das reuniões de planejamento de transferência e da implantação do HD. A relevância estava no fato de que uma unidade que permaneceu por 15 anos em uma área interna ao HC estava tendo suas atividades assistenciais para uma instalação externa e isso mudava todos os fluxos e muitos processos foram totalmente reformulados. Os profissionais participantes tiveram compromisso e foram corresponsáveis pelo sucesso de termos conseguido inaugurar o HD em Dezembro/2017, com início de suas atividades assistenciais em Janeiro/2008.
| O quê? | Por que? | Quem? | Quando? | Onde? | Como? | Quanto Custa? |
| Disponibilizar materiais estéreis para a assistência. | Atender os pacientes nos procedimentos que forem necessários materiais esterilizados pela CME. | XXX | 10/10/07 – planejar. Checar as cotas de materiais, retorno dos materiais e atendimento fora do HC. Permanente (durante o funcionamento da área). | HC/HD | Elaborar o fluxograma dos novos processos: Receber os materiais utilizados; Esterilizar os materiais; Dispensar os materiais esterilizados. | Custo da esterilização e de compra de materiais para esterilização. Calcular em reais = XXX |
E o plano virou ação
À época um membro da alta gestão do HC perguntou como havíamos conseguido fazer a transferência de uma área complexa com a participação de tantos profissionais. A resposta foi que: conseguimos nos manter alinhados e motivados com um objetivo claro, um percurso a ser transcorrido que era conhecido por todos e, porque de um grande problema (na verdade brincamos – de um gorila) passamos a atuar de maneira organizada em ações menores que pudessem dar conta dos “problemas”. Víamos que eram várias etapas a serem cumpridas para que o HD fosse finalizado em sua construção, inaugurado e implantado. Assim, de um gorila passamos a ter pequenos “micos”.
Esse trabalho foi muito rico.
Foi gratificante contribuir para oferecer aos pacientes com HIV/aids, um novo espaço de atenção em saúde, com segurança, respeito e comprometimento de toda uma equipe multiprofissional.
Referências
Min, LL, Sarantopoulos, A, Spagnol, G, Calado, R. O que é esse tal de Lean Healthcare? AD Ciência e Divulgação Científica. 2019. Disponível aqui.
GEPRO – Grupo de Estudos de Gestão por Processos. PRDU. UNICAMP. Nov, 2003. Disponível em: http://www.prdu.unicamp.br/gestao_por_processos/GEPRO_Metodo.pdf
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